O3Spaces erweitert die Möglichkeiten von OpenOffice.org und MS Office um Unternehmens- und Management­anwendungen für Gruppenarbeit am Arbeitsplatz. Darüber hinaus können Teammitglieder Informationen verteilen und veröffentlichen. O3Spaces erweitert die Produktivität, indem es dem Anwender ein web-basiertes Team-Environment zur Verfügung stellt. Eingebaute Suchfunktionen und der optionale Desktop Assistent stehen jedem Anwender zur Verfügung.

O3Spaces unterstützt den Anwender effektiver als das herkömmliche Dokumenten-Sharing, Informationen zu finden und zu speichern. Eingebaute Alarmfunktionen helfen dem Anwender, Änderungen an seinen Dokumen­ten zu erkennen und nach zu vollziehen. Mit dem eingebauten O3Messenger können Anwender unmittelbar mit Teammitgliedern kommunizieren.

Die eingebaute Kalenderfunktion ermöglicht übergreifende Termin/Besprechungsplanungen. Das Erstellen und auch das Über­arbeiten von Dokumenten wird durch die eingebaute Versionskontrolle und auch die Möglichkeit Dokumente Ein- und Auszu­checken wesentlich effektiver. Ferner kann der Anwender durch die eingebauten Berechtigungs­konzepte Zugriffsrechte auf Dokumentebene vergeben, so dass er immer sein Dokument unter Kontrolle hat. Durch die hervorragende Integration von Team­arbeit und Dokumenten-Sharing in OpenOffice.org und MS Office kann der Anwender schnell die erweiterten Funktionen nutzen. Aufgrund der web-basierten Lösung können die Anwender von jedem beliebigen Ort via Internet auf die Daten zugreifen und sind somit immer auf dem aktuellen Stand.

Warum ein zentrales Dokumentenmanagement?
Dokumente mit anderen Anwendern zu teilen, zu erstellen und zu bearbeiten gehört heute zum Stand der Technik. Die verbrei­tetsten Arbeitsweise im Umgang mit Dokumenten wird noch per eMail oder Netzlaufwerken erledigt. O3Spaces ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die Daten von jedem beliebigen Ort via Internet und somit ohne E-Mail oder die Notwendigkeit auf Netzwerk­lauf­werke zuzugreifen.

Verteilen und Zusammenarbeiten, der kontrollierte Weg
Wenn mehrere Anwendern an Dokumenten arbeiten oder mehrere auf Dokumente zugreifen müssen, so wird dieses üblicher­weise per E-Mail erledigt. Während man auf Antworten wartet, ist man mit dem Durchsuchen der Mailbox und dem Zusammen­führen der unterschiedlichen Dokumentversionen beschäftigt. O3Spaces eliminiert diesen Aufwand, indem es einen zentrales und sicheres Werkzeug zur Bearbeitung der Dokumente im Team zur Verfügung stellt.

Wissen, wer auf die Dokumente zugreifen darf
Wenn Sie Dokumente im Netzwerk gemeinsam bearbeiten, wissen Sie nie, wer sich gerade mit Ihren Dokumenten befasst. O3Spaces bietet volle Dokumentenkontrolle sowie Ein- und Auschecken in Echtzeit und sofortige Änderungsmitteilungen an.

Wissen, welcher Status aktuell ist
Egal ob Sie Dokumente mit Ihren Kunden/Lieferanten zusammen bearbeiten oder im Team im eigenen Hause, O3Spaces bietet Ihnen jederzeit die Möglichkeit über die Versionshistorie den aktuellen Status abzurufen. Ein einfacher Weg, um Dokumente und all ihre Versionen und Zusatzinformationen zu verwalten.